Privacyverklaring

Inleiding

Deze privacyverklaring legt uit hoe Tri Summit (“wij”, “ons”) omgaat met uw persoonsgegevens wanneer u het ledenportaal gebruikt. Wij verwerken uw gegevens conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Tri Summit is de verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over uw gegevens kunt u stellen via [email protected].

Welke gegevens wij verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, taalvoorkeur en wachtwoord (versleuteld).
• Contact- en bedrijfsgegevens: telefoonnummer, land, adres, bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer (voor zakelijke leden).
• Abonnements- en betaalgegevens: gekozen lidmaatschap, facturen en betaalstatus.
• Gebruiksgegevens: afspraken, meldingen en het gebruik van AI-agents binnen het portaal.

Doeleinden en grondslag

Wij gebruiken uw gegevens om uw account en toegang te beheren, betalingen en facturen te verwerken, ondersteuning te bieden en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met u, het nakomen van een wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening.

Cookies en Google Analytics

Het portaal plaatst alleen noodzakelijke cookies totdat u toestemming geeft. Analytische cookies (Google Analytics) worden pas geladen nadat u deze via de cookiebanner heeft geaccepteerd. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen. Zie ook ons cookiebeleid.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig.

• Een eenmalige betaling geeft twee jaar toegang tot het portaal. Een jaarlidmaatschap geeft één jaar toegang.
• Verlengt of betaalt u niet na afloop, dan ontvangt u twee herinneringen. Wordt daarna nog niet verlengd, dan wordt het account automatisch verwijderd.
• Factuur- en administratiegegevens bewaren wij zeven jaar, omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn (fiscale bewaarplicht). Deze gegevens worden geanonimiseerd bewaard nadat uw account is verwijderd.

Account verwijderen

U kunt uw account zelf verwijderen via het menu “AVG / GDPR” in het portaal. Let op:

• Verwijderen is definitief: er volgt geen restitutie van (een deel van) reeds betaalde bedragen.
• Uw persoonlijke profiel en inloggegevens worden direct verwijderd en u wordt automatisch uitgelogd.
• Alleen de factuur- en administratiegegevens die wij wettelijk moeten bewaren, blijven geanonimiseerd bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Inzage en export van uw gegevens

Via het menu “AVG / GDPR” kunt u een export van uw persoonsgegevens aanvragen. Wij sturen het overzicht naar het e-mailadres dat bij uw account hoort.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Neem hiervoor contact met ons op via [email protected].

Verwerkers en derden

Wij delen gegevens uitsluitend met dienstverleners die ons helpen de dienst te leveren, zoals onze betaaldienstverlener, onze boekhoudsoftware (e-Boekhouden) en onze e-mail- en hostingpartners. Met deze partijen zijn verwerkersafspraken gemaakt. Wij verkopen uw gegevens nooit.

Verwerking en doorgifte

Een deel van onze dienstverlening draait op cloudinfrastructuur die ook buiten de Europese Economische Ruimte kan worden gehost. Waar dat het geval is, zorgen wij voor passende waarborgen (zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie) zodat uw gegevens beschermd blijven conform de AVG.

Contact en klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw gegevens? Neem contact op via [email protected]. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.